Kassenwart

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How to be a (brilliant) „Kassenwart“:

Du verwaltest als Kassenwart natürlich unsere FSR-Kasse und arbeitest dabei eng mit dem Finanzer des FSRs zusammen.

Schlüssel

Du bekommst einen Schlüsselbund, das aus einem Schlüssel für die (große, graue) Hauptkasse, 2 kleinen Schlüsseln für die kleinen, roten Kassen und aus einem Schlüssel für den kleinen, grauen Schrank unter dem Schreibtisch im abgeschlossenen FSR-Raum, in dem im 2. Schubfach die Kassen drin sind.

In diesem Schubfach sind auch noch Quittungsblöcke und Briefumschläge, sowie das Kassenbuch.

 

Kassenbuch

In das Kassenbuch trägst du alles (mit Datum, Verwendungszweck sowie Geldbetrag) ein, was in die Kasse rein oder aus der Kasse raus geht.

Beispiele: 
Es werden 7,45 für Pfand in die Kasse eingezahlt.
-> Du notierst im Kassenbuch: 01.05.2013 Pfandrückgabe +7,45€
Es werden 8,49€ an den Arbeitskreis Psychokino gezahlt.
-> Du notierst im Kassenbuch: 01.05.2013 Psychokino -8,49€

Ganz wichtig ist, dass du zu allen Einnahmen oder Ausgaben die Kassenzettel oder Rechnungen einsammelst und mit dem aktuellen Datum und deiner Unterschrift versiehst und diese dann an euren Finanzer gibst.

Sollte jemand an den FSR Geld zahlen (zB Miete für den Grill o.ä.) dann schreibst du demjenigen eine Quittung aus und der Durchschlag dient dann als „Kassenzettel“, den du dem Finanzer gibst.

Meist kommen die anderen FSR-Mitglieder oder Arbeitskreisleiter in der FSR-Sitzung auf dich zu und wollen dann im Tausch gegen ihre Kassenzettel Geld von dir :).

Solltest du einmal Geld von dem FSR-Konto in die Kasse einzahlen, notierst du im Kassenbuch unter dem Verwendungszweck „Überführung in die Kasse“ die Summe und das Datum.

Solltest du umgekehrt Geld von der Kasse aufs Konto überweisen, lautet der Verwendungszweck im Kassenbuch „Überführung auf das Konto“.

In der Kasse sollten immer so um die 300€ sein, auf keinen Fall aber mehr als 500€.

 

Veranstaltungen

Zu den jeweiligen Veranstaltungen (wie Grillen und Psychokino) fülle bitte die roten Kassen mit jeweils circa 30€ Wechselgeld (in verschiedenen Münzen). Lege außerdem einen Zettel mit der genauen Summe Wechselgeld, Datum und Unterschrift in die Kasse. So weißt du nach der Veranstaltung beim Auszählen der Einnahmen genau wie viel Wechselgeld vom gesamten Kasseninhalt abziehen musst, um die Einnahmen zu erhalten.

Die Einnahmen trägst du dann ins Kassenbuch ein und legst alles Geld in die Kasse zurück.

 

Zum FSR-Konto:

Unser Konto hat folgende Kontodaten:

Kontonummer:      1808155720

BLZ:                            15061638

Volksbank Greifswald

Du als Kassenwart musst nach deinem Amtsantritt die Vollmacht für das Konto beantragen, da vor dir der „alte“ Kassenwart die Vollmacht hatte.

Dazu gehst du zum Finanz-Referenten des Asta (Friedrich-Loeffler-Str. 28). Ich empfehle vorher eine Mail zu schreiben (finanzen@asta.uni-greifswald.de) und/oder anzurufen (03834/86 17 51) und dann einen Termin zu vereinbaren. Du musst dann mit dem Finanzer zusammen zur Bank, um dort die Vollmacht auf dich übertragen zu lassen.

Die Bank schickt daraufhin ein Schreiben mit Bank-Unterlagen und der neuen Bank-Karte an den Asta. Du solltest also nach einer Woche nach eurem Termin bei der Bank regelmäßig beim Asta nachfragen, ob der Brief schon angekommen ist.

In dem oder einem weiteren Schreiben wird dir dann auch der Pin zum Geld-Abheben am Automaten mitgeteilt. Den solltest du dir ganz genau merken.

Ich möchte dich vorwarnen, dass es manchmal ein ganz schönes Hin & Her geben kann, lass dich davon nicht entmutigen und bleib dran!

Außerdem haben wir auch ein Online-Banking (https://www.vbrbinvorpommern.de/ptlweb/WebPortal?bankid=2722). Dazu lässt du dir vom „alten“ Kassenwart den Pin-Tan-Generator übergeben.

Die Login-Daten sind die Kontonummer und das Passwort: „psych“.

Bitte achte darauf, dass beim Übertragen der Vollmacht auf dich auch das Online-Banking auf dich übertragen wird. Erfrage bitte direkt in der Bank, ob du dafür noch einmal Unterlagen zugeschickt bekommst und ob die an dich privat oder den Asta geschickt werden. Sollten sie an den Asta geschickt werden, gilt gleiches hartnäckiges Nachfragen wie oben bei den Unterlagen zur Vollmacht.

 

Bitte gehe einmal im Monat zur Bank und hole die Kontoauszüge. Diese gibst du dann an den Finanzer weiter.

 

Haushalt

Zu Beginn deiner Amtszeit solltest du dir Zeit nehmen und dich mit eurem Finanzer hinsetzen, um den Haushalt des FSRs für die kommende Amtszeit durchzugehen.

Ich empfehle dir, den Haushalt auszudrucken, sodass du auch spontan noch mal rein schauen kannst und nicht alle Posten auswendig wissen musst.

Es ist wichtig, dass du dann im Laufe der Semester darauf achtest, dass der FSR sich bei seinen Ausgaben ungefähr an den Plan hält. Wenn mal in der einen Rubrik mehr Geld ausgegeben werden soll, ist das kein Problem, solange an anderer Stelle dann gespart wird!

Erkundige dich auch (entweder im Haushalt oder beim Finanzer des Astas) wie viel Geld ihr (zB an Fachschaftsgelder) voraussichtlich in den jeweiligen Semestern deiner Amtszeti bekommen werdet.

Am Ende eines jeden Jahres musst du mit dem Finanzer zusammen die Abrechnung des vergangenen Jahres machen und einen neuen Haushalt für das kommende Jahr entwerfen.

Ich empfehle frühzeitig (so ab November) damit zu beginnen. Dazu gehört es u.a., die gesammelten Kassenzettel aufzukleben, zu nummerieren und den Kassenbucheinträgen zuzuordnen, sowie das Kassenbuch in digitale Form zu überführen. Der ganze Haushalt geht dann an den Asta.

Das ist ganz schön viel Arbeit, fangt also wirklich nicht erst auf den letzten Drücker an.

Für detailliertere Beschreibungen schaut in „How to do a „Abrechnung/Haushalt“:“ nach.[SB1] 


 [SB1]Diese Dokument sollten wir erstellen wenn wir den Haushalt/die Abrechnung gemacht haben, ne Maria?!

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