Psychoball

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Psychoball-ABC

Mögliche Veranstaltungsorte:

  • BBW: keine Miete, geringe Koste für Bufett und Deko und schöner Raum.
  • Theatercafé
  • Creativ-Hotel

Wichtige Ansprechpartner:

  • DJ:
  • Musikanlage der Mediziner:
  • Improtheater:
  • Saxophontrio:
  • AStA, Amt für öffentliche Ordnung, GEMA: FSR fragen

Zu bedenkende-Punkte:

  • Kasten Wasser für die Acts besorgen/fragen, ob man den mitbringen darf
  • Bufett: darauf achten, dass es nicht zu viel vegetarisches Essen gibt, vielleicht nur etwa 40%, viel Dessert
  • Dabei eventuell klären:
    • Um wie viel Uhr ist das Bufett beendet und wann darf es eröffnet werden (klare Zeitabsprachen sind nötig!)
    • Welche Getränke werden angeboten? (-> vielleicht nicht nur 4 Cocktails?)
    • Welche Deko gibt’s für welchen Preis? Sträuße und Kerzen wären was schönes!
    • Macht man den Einlass für eine oder für eine halbe Stunde? Im Sommer möglicherweise einen Aperitif reichen? Draußen?

Intra-AK-Klärung:

  • Wer ist hauptverantwortlicher Organisator? Er sollte das die ganze Zeit sein, sollte alle Nummern haben, einen E-Mail-Verteiler besitzen und darf delegieren!
  • Kommunikationskanäle klären, die Mitarbeit ist verbindlich
  • Man kann nie früh genug anfangen zu planen!
  • An rechtzeitige Anmeldung beim AStA, beim Amt für öffentl. Ordnung (nur, wenn wir KEINE geschlossene Veranstaltung haben), eventuell GEMA denken?
  • Sponsoren suchen
  • Wie werden externe Acts „entlohnt“? 50€ bei größeren Gruppen (Improtheater/5 Personen), Buffet (ohne Getränke!!!!!) für kleine Gruppen (z.B. Saxophontrio)

 Auf den Karten sollte stehen:

  • Anfahrt+Ort, Sponsoren, Datum des Balls, Programmhighlights, Preis

Acts

  • Für die Acts sollte es kleine Dankeschön-Geschenke geben, die werden direkt nach dem Auftritt abgegeben.
  • Die Acts sollen vor Beginn des Balls angegeben haben, wie sie angekündigt werden möchten (stressfreier für die Moderatoren)
  • Damit zusammenhängend: Der DJ sollte nach den Acts und deren Beschenkung mit einem kurzen Satz zur nächsten TTT-Pause überleiten -> Programm wirkt dadurch flüssiger
  • Zum DJ allgemein: Soundcheck am Mittag vor dem abendlichen Ball, und zwar mit allen Geräten, nicht nur mit dem angeschlossenen Mikro
  • TTT-Pausen sollten im Vgl. zum Programm länger sein und anfangs sollte auch Musik für Standardtänze, etc. gespielt werden, abklärenob auch zu Live-Musik getanzt werden darf
  • Frage: wie lange sollen TTT-Pausen sein
  • Musikanlage kann bei den Medizinern für 30€ ausgeliehen werden (Stand 2011)
  • mit Location klären, wann man die DJ-Anlage abbauen soll
  • Es bietet sich an, mit den externen Acts, dem Anlagenverleiher und dem DJ schriftliche Absprachen über ihre Vergütung zu treffen -> hilft bei dem Sponsorenantrag und beseitigt Unklarheiten am Abend.
  • Gibt es ein Budget für einen externen Photographen? Ansonsten einen Festen aus unseren Reihen bestimmen

Zeitplan: 
Das folgende Beispiel bezieht sich auf einen Ball, der Ende Juno geplant ist.

  • Kurz nach dem Ball bereits einen Termin für den nächsten finden und den Raum buchen

Januar: 

  • AK gründen
  • Sponsoren suchen
  • Musikanlage und DJ buchen, Programmideen sammeln

 April:

  • Plakate, Flyer, Karten gestalten
  • Auf der FSR-HP, im Blog/Newsletter den Termin verkünden
  • Dozenten persönlich schriftlich einladen
  • Plakate aufhängen
  • Programm ausfeilen

 Mai:

  • Flyern
  • Ende Mai mit Kartenverkauf beginnen: Termine dazu auf buntem Papier im Institut aushängen, im Newsletter, Blog, auf der HP darauf hinweisen
  • Veranstaltung anmelden (GEMA, AStA, Amt für öff. Ordnung, Versicherung)

 Juni:

  • Absprachen Location wegen Deko, Buffet, draußen/drinnen, Einlass, Auf-/Abbau
  • Absprache mit Acts wegen ihrer Ansage, möglicher Proben/Aufbau/Abbau, Vergütung
  • Absprache mit Musikanlageverleiher und DJ wegen Soundcheck, Auf-/Abbau, Autos nötig?
  • 2 Wochen vor dem Ball: Werben in Veranstaltungen, per Newsletter etc. nochmal daran erinnern

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